레티아 구축사례 - 국민건강보험공단

문자인식 기반 팩스 서식분류 및 입력 자동화 시스템 구축

도입배경

건강보험을 비롯해 4대 사회보험 등 다양한 보험 제도를 운영하고 있는 <국민건강보험공단>은 공단 업무의 특성상 민원인들로부터 각종 서류를 접수 받고 있으며, 그 중 팩스로 받는 서류만 해도 하루에 2만 페이지가 넘는다.

팩스로 수신된 이미지의 데이터를 수기로 처리하는 기존의 업무 프로세스는, 1건의 신청서에 다수의 민원이 존재할 경우 업무처리 속도가 현저히 지연되어 효율성이 떨어졌고, 서류 보관 작업이나 출력 용지를 소비하게 되어 예산낭비로까지 이어졌다. 또한 데이터를 손으로 입력하는 담당자들은 처리해야 할 팩스 문서의 많은 수효로 인해 업무의 피로감을 느끼고 근골격계 질환을 호소하기도 했다.

이에 국민건강보험공단은 팩스민원 업무를 간소화하여 업무 능률을 올리고, 선진화된 경영관리체계로 ‘스마트 행정 업무’를 이루고자 대대적으로 “문자인식 기술 기반 팩스 서식 분류 및 입력 자동화” 프로젝트를 진행하게 되었다.

프로젝트

새로운 팩스 업무 개선 프로젝트는 크게 두 가지로 나눌 수 있다. 수신된 팩스 이미지 파일을 자동으로 서식 별로 분류하는 ‘문서 분류’와 팩스 이미지에서 필요한 데이터만 캡처(추출)하여 DB로 저장하는 ‘데이터 추출’이다. OCR 전문기업 레티아는 지능형 데이터 캡처 엔터프라이즈 솔루션인 ‘ABBYY FlexiCapture’ 를 공급하고 팩스 서식별 분류 & 데이터 캡처 커스터마이징 작업까지 진행하였다.

<그림 1 – 팩스 이미지 서식별 자동 분류 처리도>

먼저 ‘고지징수’ ‘보험급여’ ‘건강검진’ 등 개정 서식을 포함해 50건에 대해 커스터마이징 작업이 수행되었다. 수신된 팩스 이미지는 자동으로 서식을 분류하고 데이터를 추출하는데, 분류 대상에 해당하는 문서는 자동으로 분류된 후 곧바로 ‘업무지원센터’로 전송되고, 대상 서식에 해당하지 않는 문서는 별도 담당자에게 전송된다.

<그림 2 – 팩스 이미지 데이터 추출 예시 화면 >

분류 및 데이터 캡처(추출) 작업 대상 문서는 개정서식을 포함한 20 종이다. 이미지 문서에서 주민등록번호, 자격취득일, 사업장관리번호 등 DB에 필요한 데이터를 자동으로 캡처한다. 또한 ABBYY FlexiCapture에서 제공하는 검증 기능으로, 팩스 이미지 선택 시 검증 화면에서 추출된 데이터를 좌표 값을 포함하여 확인할 수 있어, 검증이 필요할 경우 작업 속도를 높이고 절차를 최대한 단순화 할 수 있게 구현하였다.

도입결과

팩스문서 처리는 “비정형” 업무이기 때문에 자동으로 처리하는 것이 거의 불가능한 업무였지만 지능형 데이터 캡처 솔루션 ABBYY FlexiCapture를 사용하여 데이터 입력 작업을 최소화하고 검증 절차를 단순화시켜 팩스업무 처리시간을 대폭 단축시킬 수 있게 되었다.

국민건강보험공단은 시스템 도입 후 시간당 2000 페이지, 하루 2만건이 넘는 문서를 자동으로 처리하고 있다. 또한 ABBYY FlexiCapture 솔루션은 엔터프라이즈를 대상으로 하는 솔루션으로 확장성이 뛰어나, 새로운 문서 서식이 추가되거나 처리할 볼륨이 늘어나도 원활하게 대응할 수 있다. 국민건강보험공단처럼 전국 지사를 두고 있거나, 조직 신설에 따른 시스템 추가 구축이 필요한 경우에도 손쉽고 빠르게 추가 확장 시스템을 구현할 수 있다.

이외에도 국민건강보험공단의 새로운 팩스업무 처리 시스템에는 다중신청 민원업무를 일괄로 처리하고 지사 이관, 고객반송 기능 등 다양한 기능들이 포함되어 있다. 국민건강보험공단은 이번 문자인식 기반 팩스시스템 도입으로 효율적인 업무관리체계를 구축하였으며, 앞으로 스마트한 행정 업무를 국민들에게 제공할 수 있을 것으로 기대된다.

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