[구축사례] 녹십자, 제조기록서 전자문서화 시스템 구축

적용배경:

녹십자는 1967년도에 설립된 의약품 제조기업으로 현재까지 국내외 건강산업을 선도하고 있는 대표적인 국내 의료기업이다. 녹십자에서 의약품 제조 시 발생되는 제조 기록서는 매년 수십 만장의 방대한 양으로, 종이문서 보관에 따른 비용 및 공간 활용의 비효율성과 특정 문서를 찾기 위한 시간과 노력의 소비를 개선하고자 “제조기록서 전자 문서화 프로젝트”를 추진하였다. 발생한 제조기록서에 광학문자인식(OCR)기술을 적용하여 전자 문서로 보관 및 검색이 가능한 시스템을 개발하기 위해 OCR 솔루션 전문기업 레티아에서 데이터 캡처 솔루션인 ‘ABBYY FlexiCapture’ 를 도입하여 제조기록서 전자문서화 시스템을 구축하였다.

프로젝트:

제조기록서는 의약품 제조 시 발생되는 문서로 녹십자의 전국 지역 공장에서 발생되기 때문에 최적화된 설계를 위해 ‘ABBYY FlexiCapture 10 Distributed Edition’ 제품(분산형 방식)을 적용하였다. 전국 각 공장에는 제조기록서 스캔작업과 검증작업을 위한 스테이션을 설치하고, 본사에는 OCR 시스템 및 데이터 저장을 위한 인식 서버(ABBYY FlexiCapture Server)를 배치하였다. 여러 클라이언트 스테이션에서 작업을 수행하고 하나의 서버아키텍처에서 관리되는 분산모드로 다중 처리가 가능하도록 구성하여 최대 생산성을 구현할 수 있도록 하였다.      

(e 워크플로우)

솔루션 운영:

각 공장에서 제조기록서가 발생되면 발생된 제조기록서에 사용된 의약품, 관리번호 등을 핵심 키워드로 정하여 문서의 표지 역할을 하는 “OCR 문자인식지”를 만든다.

(e”OCR 문자인식지”에 있는 키워드를 제조기록서 이미지에서 추출)

발생된 문서는 공장에서 일정기간 보관 후 스캔 스테이션을 사용해 대량으로 본사의 ABBYY FlexiCapture Server로 전송되며 ABBYY FlexiCapture Server에서는 OCR 기술을 통해 스캔된 제조기록서의 이미지에서 ‘OCR 문자인식지’에 있는 핵심키워드를 자동으로 추출한다. 이 핵심 키워드는 제조기록 데이터베이스에 저장되고 문서이미지는 PDF 형태로 변환되어 별도의 전자문서 보관서버에 키워드에 따라 자동으로 분류되어 저장되는데, 이후에 그룹웨어를 통해 편리하고 신속하게 검색할 수 있도록 구성하였다.

(e ABBYY FlexiCapture 검증스테이션)

또한 본사에 설치된 ABBYY FlexiCapture Server에서 인식 및 저장 작업을 마치면 그 결과를 각 공장에서 검증스테이션을 사용하여 간편하게 검증 작업을 수행할 수 있다. 필수로 OCR 인식 후 저장되어야 하는 데이터인 ‘필수데이터’ 가 입력되지 않은 경우나, 허용된 필드 값을 넘거나 적은 데이터는 오류 메시지를 주어 확인 및 수정이 가능하도록 하였고 인식된 데이터에서 인식률이 낮은 문자는 텍스트에 다른 컬러로 표기를 하여 사용자가 확인할 수 있게 하였다.

‘ABBYY FlexiCapture 10 Distributed Edition’ 제품의 우수한 OCR 인식률로 인식된 문서의 70%는 사용자 검증단계가 필요 없이 자동으로 처리되지만, 사용자 검증이 필요한 경우에는 형식 경고, 문서 신뢰도 표시 등으로 검증 작업을 최소화시켜, 사용자 작업 편의를 돕고 인식결과의 정확성을 높일 수 있게 하였다.

모든 검증 작업이 끝난 후 DB로 내보내진 문서들은 본사 및 각 공장에서 제조기록서 문서의 검색이 필요한 경우 그룹웨어를 통해 저장된 메타데이터 및 조건 선택에 따라 신속히 문서를 검색할 수 있고, 전용Viewer를 통해 해당 제조기록서 원본을 PDF 문서로 확인할 수 있으며 검색 결과를 Excel로 내보내 통계 자료 추출도 가능 하다.

(e 전용 Viewer)

적용결과:

일반적으로 의약품 제조 시 발생되는 제조기록서는 수년이상 보관하는 것이 의무이고 의무 보관기간이 경과한 후에는 일반적으로 폐기하게 되는데 녹십자는 의무기간이 경과한 문서에 대해 전자 문서화하여 영구 보관하는 방안을 원하였고, ABBYY FlexiCapture 솔루션의 도입으로 제조기록서 영구 보관에 따른 비용, 공간 활용 효율성 면에서 가장 합리적인 방안을 얻게 되었다. 또한 종이 문서의 단순 전자 문서화가 아닌 OCR 솔루션을 적용한 검색 시스템의 연동으로 그룹웨어 자체에서 영구 보관 문서에 대한 검색이 자유로워졌고, 시간과 노력의 소비가 감소하게 되었다.

이번 녹십자 제조기록서 전자문서화 시스템에 도입된 ABBYY FlexiCapture 솔루션은 문서 이미지에서 필요한 데이터만을 추출하는 지능형 데이터 캡처 솔루션으로 대량 문서처리 및 DB구축이 가능하며 녹십자 사례와 같이 여러 지역에서 처리할 필요가 있거나, 처리할 페이지가 방대하여 여러 대의 서버가 필요한 경우 분산모드를 적용하여 문서 처리 효율성을 증대시킬 수 있다.  ABBYY FlexiCapture 솔루션은 정형 서식 및 비정형 서식 문서의 OCR 처리가 가능하며 현대 글로비스, 코오롱 Fnc, 한국 프라마스, 특허청, 교보생명, 로그인네트웍 등의 여러 기업에서 자사시스템에 맞게 개발되어 업무 효율성을 극대화하는 솔루션으로 사용되고 있다.