코엔스(COENS) 인보이스 자동화 시스템 OCR 솔루션 공급

솔루션 도입 배경 

코엔스에너지는 석유, 가스지원 솔루션, 물류 컨설팅 분야의 글로벌 기업으로 한국 기술업체의 인력을 국외로 공급하고 있으며, 국내에서도 외국인 근로자 인력을 상당 수 보유하고 있는 특징이 있다. 국내에 거주하는 외국인 근로자의 주거 비용 서류를 데이터화하는 작업은 전략적인 자금 관리를 위해 매우 중요한 업무이나 수작업으로 인한 오차가 많아 자금 누수 및 관리의 업무증가가 이슈화되는 실정이었다. 

이에 코엔스에너지는 불필요한 자금 지출을 획기적으로 줄이고 원활한 자금 계획을 수립하고 운용하는데 목적을 둔 ‘인보이스 자동화 시스템’ 구축을 결정하였다. 

프로젝트는 모바일, IT 인프라 컨설팅 전문 업체인 ㈜엔정보기술에서 진행하였으며, 기존 수작업 데이터 입력을 대체하는 방안으로 OCR 솔루션이 도입되었고, 이에 OCR 전문기업 레티아에서 데이터 캡쳐 솔루션 ABBYY FlexiCapture 솔루션 공급 및 고지서 양식 커스터마이징을 진행하였다. 

프로젝트

자동화 솔루션을 필요로 하는 고지서를 검토한 결과 APT 고지서, 유선, 도시가스, 전기요금 고지서 등 양식이 매우 다양하였다. 고지서 상의 모든 텍스트 정보 추출이 아닌 주소, 청구 금액, 고객 번호 등 꼭 필요한 데이터만 자동으로 추출할 수 있게끔 각 고지서 양식 별로 커스터마이징이 진행되었다. 

주소, 아파트명 등을 추출하기 위해 한글 OCR 인식이 필요하였고 고객 번호, 청구 금액, 납기 일 등을 추출하기 위해 영어 / 숫자 / 바코드 등이 인식 대상이 되었다. 

솔루션 도입결과 

기존 고지서 입력 및 관리 업무는 고지서를 모두 취합하여 종류별로 분류 하고, 납부금액을 수기로 작성하여 인보이스 자료를 만드는 것까지의 모든 과정이 반복적인 수작업이었다.

수기 입력 방식은 데이터 입력 에러률이 높았으며, 월별로 즉시 처리해야 하는 업무이지만, 고지서를 전달 받은 즉시 작업을 시작해도 수일에서 수십일 이상 처리가 걸리는 등 업무에 상당히 많은 시간이 소요되었다. 

각종 고지서들은 대량 스캔만 하면 고객 정보 및 금액이 자동으로 입력되어, 업무 프로세스를 최소화 할 수 있게 되었고, 또한 금액 오류를 일일이 눈으로 확인하는 것이 아닌, ‘그룹 검증’ 이라는 FlexiCapture 솔루션의 기능을 통해 검증에 소요되는 시간도 줄일 수 있었다.

그 결과 입력자 실수로 인한 자금 지출을 크게 줄일 수 있게 되었으며, 자금 관리운용에 시너지 효과를 극대화 할 수 있었다.

이번 사례에 적용된 ABBYY FlexiCapture 솔루션은 현대글로비스, 코오롱FnC, 한국프라마스, 특허청, 교보생명 등에 공급된 솔루션으로 대량의 문서처리, DB구축이 가능한 지능형 데이터 캡처 솔루션이다. 이미지에서 필요한 데이터만을 추출하거나 자료화 할 수 있으며 복잡한 서식의 문서, 대량 문서 처리도 가능한 기업 전용 데이터 캡처 플랫폼이다.