슈나이더 일렉트릭 코리아, 수입신고필증 자동화 시스템

솔루션 도입 배경 

슈나이더 일렉트릭 코리아는 전력 배전, 자동화 제어분야 및 산업시설 소프트웨어, 솔루션 등을 제공하는 기업으로, 국내 에너지 관리 분야에서 손꼽히는 전문 기업이다. 대부분의 글로벌 기업과 마찬가지로 슈나이더 일렉트릭 코리아도 사업의 특성상 해외에서 각종 원부자재들을 수입하는 일을 진행한다. 

수입 통관 시 발생하는 세관문서는 슈나이더 일렉트릭 코리아에서 종이 문서로 보관하는데, 고객사가 특정 세관문서를 요구할 경우 일부 직원들이 수작업으로 문서를 찾고 수기로 마스킹하는 번거로운 작업 방식을 가지고 있었다. 이와 같은 업무는 단발적인 것이 아닌 매번 반복적으로 발생하는 업무로 여러 인원이 수작업으로 처리하는 것은 비효율적인 면이 컸으며, 이에 효율성을 높이고 전략적인 업무 처리를 위해 수입신고필증 자동화 시스템 구축이 검토 되었다.

시스템 구축은 SI, 웹컨텐츠 전문 개발 업체인 ㈜모겐토에서 진행하고, OCR 솔루션 전문기업 레티아에서 OCR기술 컨설팅 및 데이터 캡처 솔루션 ‘ABBYY FlexiCapture’의 공급과 커스터마이징 작업을 진행하였다. 

프로젝트

자동화 처리가 필요한 문서는 관세법인으로부터 받은 ‘수입신고필증(=수입면장)’ 문서로, 팩스 등으로 수신 받아 종이 형태의 파일로 보관되는 문서이다.

수입신고필증 문서에서 과세 가격 등 특정 값을 수기로 마스킹 하던 작업의 자동화를 위해, 이미지 문서에서 특정 필드를 찾아 추출하거나 DB화 할 수 있는 전문 데이터 캡처 솔루션 ‘ABBYY FlexiCapture’ 솔루션이 도입되었다. 

스캔한 수입신고필증 문서를 ABBYY FlexiCapture 솔루션으로 문서 전문이 아닌, 필요로 하는 데이터만 추출하여 DB화 한다.

또한 수입신고필증이 여러 장으로 이루어진 경우, 각 페이지마다 형식이 다른데 각각의 형식을 구분하여 필요한 데이터를 추출할 수 있다. 만약 이미지의 품질이 낮아 OCR 인식이 어려울 경우, 솔루션 내에서 필수 추출할 데이터가 입력되지 않았을 때 경고나 알림을 발생하여 사용자가 쉽게 인지할 수 있도록 구성되어 있다. 

OCR 인식된 데이터 중 지정해둔 값은 자동으로 교정Redaction(=마스킹) 처리하여 저장한다.  

<▲ 그림4. FlexiCapture 파일명 생성 화면 > 

인식된 데이터를 규칙적으로 조합하여 파일명을 생성한다. 수입신고필증 문서의 신고일, 신고번호, 란번호, 제품번호 등을 지정해둔 특정 값이 파일명으로 자동 생성되며, 관계자는 시스템에서 이 같은 특정 값으로 문서를 검색 및 다운로드 할 수 있다. 

<▲그림5. FlexiCapture 그룹 검증 화면>

기존 특정 수입신고필증 문서를 수작업으로 찾아 마스킹하는 업무처리 방식은, 업무에 투입된 인원이 다른 업무와 병행이 거의 불가하다시피한 작업으로 업무 효율성이 떨어졌으며, 처리 시간에도 많은 시간이 소요되었다.